1. Objectifs du document
Ce document a pour objectif de détailler le fonctionnement technique et fonctionnel de notre connecteur. Il définit le périmètre d'action (ce qui est couvert ou non) et liste les prérequis nécessaires à sa mise en œuvre.
Note importante : Nos équipes sont disponibles si vous avez besoin de précisions ou d'informations complémentaires.
Comment utiliser ce document ? Nous recommandons de consulter ce document avec toutes les personnes concernées (DSI, DAF, Chef Comptable, Responsable IT), dans le but de :
Vérifier si les flux proposés correspondent à vos besoins métiers.
Confirmer que votre environnement technique répond aux prérequis d'installation.
⚠️ Méthodologie de déploiement : Notre approche se veut pragmatique. Si, après analyse, les prérequis semblent validés, nous privilégierons l'installation du connecteur natif. Cependant, si pour une raison technique ou une configuration spécifique, le connecteur ne pouvait pas être activé, nous basculerons sans problème vers une méthode alternative via SFTP afin d'assurer la continuité de votre projet.
2. Prérequis et déploiement
Pennylane est un logiciel de gestion comptable et financière basé sur le cloud. Cette intégration vous permet de synchroniser les données Pennylane avec Agicap, en prenant en charge l'import de documents commerciaux et les workflows Accounts Receivable.
2.1 Prérequis d'accès & identifiants
Abonnement : Un abonnement Pennylane Essentiel ou supérieur est requis pour activer l'intégration.
Rôle utilisateur : L'utilisateur doit avoir au moins le rôle gestionnaire (Paramètres de la société > Gestion de l'équipe).
Pour toute question concernant les prérequis et/ou la méthode de collecte des informations, Chift a créé une page d'aide dédiée pour chaque ERP.
2.2 Organisation du déploiement
L'activation de ce connecteur est simple : la connexion est créée et configurée par l'équipe Support Agicap (CST) sur la plateforme Chift, à l'aide des identifiants fournis par votre administrateur Pennylane.
3. Informations générales
3.1 Chift
Agicap collabore avec Chift pour s'intégrer aux ERP cloud tels que Pennylane.
Qu'est-ce que Chift ? Chift développe des connecteurs vers une variété de logiciels métiers, tous accessibles via une API unique. Vous pouvez considérer Chift comme un « connecteur de logiciels métiers ». Agicap utilise Chift comme intégrateur pour établir des connexions avec un large éventail d'ERP déjà couverts par Chift, au lieu de développer un connecteur interne pour chacun.
Objectif & fonctionnement : L'intégration permet à Agicap de (i) importer en toute sécurité les documents commerciaux clés de l'ERP client dans les modules Agicap (Treasury, Accounts Receivable) et (ii) exporter les écritures comptables (journal des achats, journal de banque) d'Agicap vers l'ERP du client. Les fichiers de paiement et relevés bancaires ne sont pas couverts par Chift (voir le tableau des cas d'usage).
Mise en place du projet : Chaque intégration client nécessite une connexion dédiée sur la plateforme Chift. La création de la connexion et la configuration initiale sont assurées par l'équipe Support Agicap (CST).
Sécurité : Chift agit comme une couche de transport de données sécurisée entre Pennylane et Agicap ; les données sont échangées via l'API unifiée de Chift.
3.2 Fréquence de synchronisation
La synchronisation des données entre Agicap et l'ERP via Chift s'effectue une fois par jour automatiquement.
Il n'est pas possible de déclencher une synchronisation manuelle.
4. Flux & cas d'usage
Voici les fonctionnalités disponibles via le connecteur. Certains flux sont marqués « Beta », ce qui signifie qu'ils sont en déploiement progressif ou en phase de test final.
Nom | Statut | Type de flux | Description | Limitations |
Rapprochement automatique des factures dans l'ERP via l'export du journal de banque | 🟡 En Beta avec limitations | Agicap → ERP | Automatiser la synchronisation du plan comptable et des comptes tiers entre l'ERP et Agicap | Juin 2026 : Le rapprochement automatique ne fonctionne que lorsque les factures ont été préalablement importées de l'ERP vers Agicap (via Documents commerciaux). Lorsque les factures proviennent d'Agicap et n'ont pas été importées de l'ERP, le rapprochement dans Pennylane via l'export du journal de banque ne se déclenche pas. Pour l'instant, lorsque Chift ne peut pas rapprocher une écriture exportée, Agicap l'affiche comme un échec d'export : l'écriture est marquée comme non importée, avec le message « Chift ne peut pas rapprocher l'export ». Une évolution est prévue pour distinguer les échecs d'export des échecs de rapprochement. |
Importer la base clients & contacts dans Agicap | 🔴 Non disponible | ERP → Agicap | Alimenter le module Accounts Receivable d'Agicap avec les données clients de l'ERP pour éviter les mises à jour manuelles dans Agicap. L'import de factures dans Accounts Receivable crée automatiquement les clients avec le couple nom contrepartie + ID contrepartie → seules ces informations sont récupérées et aucune adresse e-mail n'est ajoutée | |
Exporter le journal de banque Spend depuis Agicap | 🟢 Disponible | Agicap → ERP | Automatiser la création des écritures de journal de banque dans l'ERP pour les opérations réalisées avec le module Spend dans Agicap | |
Exporter le financement intragroupe depuis Agicap | 🔴 Non disponible | Agicap → ERP | ||
Exporter les factures fournisseurs (AP) depuis Agicap | 🔴 Non disponible | Agicap → ERP | Cas d'usage pour PDP à préciser (pour les ERP français) | |
Exporter les prévisions depuis Agicap | 🔴 Non disponible | Agicap → ERP | ||
Importer les bénéficiaires dans Agicap | 🔴 Non disponible | ERP → Agicap | Alimenter la liste des bénéficiaires d'Agicap dans le module de paiement pour éviter de devoir les créer/mettre à jour manuellement. + besoin de sécurité : éviter les erreurs ou modifications frauduleuses dans Agicap | |
Importer les fichiers de paiement dans Agicap | ⚪ SFTP standard | ERP → Agicap | Tirer parti de la connectivité bancaire d'Agicap pour automatiser le processus de paiement et offrir une meilleure sécurité | Lien vers le processus SFTP standard à appliquer : ici |
Importer le plan comptable / codes tiers dans Agicap | 🟢 Disponible | ERP → Agicap | ⚠️ Pennylane ne dispose pas de compte tiers générique : chaque fournisseur a son propre compte (ex : 40100TOPSYS). Lors de l'export du journal de banque, le compte de contrepartie peut ne pas être renseigné automatiquement et devra être saisi manuellement. | |
Exporter le journal de banque sans automatisation du rapprochement TRY vers ERP | 🟢 Disponible | Agicap → ERP | Tirer parti du rapprochement Agicap et du module journal de banque pour automatiser la création du journal de banque | Seul le montant dans la devise principale est exporté. Le montant en devise étrangère n'est pas envoyé (Pennylane accepte soit le montant en devise étrangère, soit le taux de change, mais pas les deux). |
Exporter les relances depuis Accounts Receivable Agicap | 🔴 Non disponible | Agicap → ERP | ||
Exporter les placements financiers depuis Agicap | 🔴 Non disponible | Agicap → ERP | ||
Exporter les bons de commande fournisseurs (AP) depuis Agicap | 🔴 Non disponible | Agicap → ERP | Cas d'usage pour PDP à préciser (pour les ERP français) | |
Exporter la dette depuis Agicap | 🔴 Non disponible | Agicap → ERP | ||
Exporter les relevés bancaires depuis Agicap vers ERP | ⚪ SFTP standard | Agicap → ERP | Automatiser la synchronisation du plan comptable et des comptes tiers entre l'ERP et Agicap | Lien vers le processus SFTP standard à appliquer : ici |
Exporter le journal des achats depuis Agicap vers ERP | 🟢 Disponible | Agicap → ERP | Tirer parti de l'OCR SIM d'Agicap pour digitaliser les factures fournisseurs et les créer dans le journal des achats avec le PDF associé | La synchronisation utilise le module comptable de Pennylane (et non le module de facturation). Pour l'import de la pré-comptabilité dans Pennylane : les charges constatées d'avance ne sont pas importées (27/02/2026). Les écritures exportées ne peuvent pas être modifiées une fois exportées dans Pennylane. Les codes analytiques sont exportés uniquement si le plan analytique est identique dans Agicap et Pennylane. Le plan analytique n'est pas synchronisé automatiquement. |
Importer les documents commerciaux dans Agicap | 🟡 Disponible avec limitations | ERP → Agicap | Alimenter TRY avec les opérations engagées Alimenter Accounts Receivable avec les documents commerciaux (factures, avoirs) | 1. ⚠️ Seuls les journaux d'achats et de ventes sont récupérés (pas d'AN, journal de banque ou OD). 2. ⚠️ Une facture ne peut pas comporter plusieurs dates d'échéance → les factures à paiement échelonné sont importées avec une seule date, donc le calendrier des prévisions TRY peut être erroné. 3. ⚠️ Seul le montant total des factures partiellement payées est récupéré (les paiements partiels sont ignorés) → les montants en attente sont surestimés, donc les montants attendus TRY sont gonflés et le suivi AR / DSO est inexact. 4. ⚠️ Un document supprimé ou archivé dans Pennylane n'est annulé dans Agicap que si sa date de facture est comprise dans la fenêtre de synchronisation glissante de 12 mois → les documents plus anciens restent ouverts dans TRY et AR, donc la prévision de trésorerie et le suivi AR continuent de prendre en compte des factures qui n'existent plus dans l'ERP. L'annulation a également lieu à la prochaine synchronisation, pas en temps réel. Solution de contournement : demander au support de supprimer ces documents manuellement, le connecteur ne les nettoiera pas automatiquement. 5. ⚠️ Les fichiers PDF ne sont pas importés. 6. ⚠️ Les factures reçues par e-mail dans Pennylane sont traitées la nuit, validées par le client, puis synchronisées dans Agicap la nuit suivante → jusqu'à 2 jours de délai avant qu'elles n'apparaissent dans TRY et AR. Aucune resynchronisation manuelle n'est possible. 7. ⚠️ Un document supprimé puis recréé dans Pennylane reçoit un nouvel ID → il est importé comme un nouveau document dans Agicap, sans lien avec l'ancien. |
Remarque : Pour les fonctionnalités BETA, un délai de déploiement supplémentaire peut être nécessaire selon la complexité de votre environnement.
5. Foire aux questions (FAQ)
6. Annexes techniques
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Contactez votre support Agicap.