1. Zielsetzung des Dokuments

Dieses Dokument beschreibt die technische und funktionale Funktionsweise unseres Connectors im Detail. Es definiert den Anwendungsbereich (was abgedeckt ist und was nicht) und listet die für die Implementierung erforderlichen Voraussetzungen auf.

Wichtiger Hinweis: Unsere Teams stehen Ihnen zur Verfügung, falls Sie Klarstellungen oder weitere Informationen benötigen.

Wie verwendet man dieses Dokument? Wir empfehlen, dieses Dokument gemeinsam mit allen relevanten Personen (CIO, CFO, Hauptbuchhalter, IT-Manager) durchzugehen. Ziel ist es:

Zu überprüfen, ob die vorgeschlagenen Flüsse Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.
Zu bestätigen, dass Ihre technische Umgebung die Installationsvoraussetzungen erfüllt.

⚠️ Vorgehensweise bei der Implementierung: Unser Ansatz ist pragmatisch. Wenn nach der Analyse die Voraussetzungen als erfüllt gelten, bevorzugen wir die Installation des nativen Connectors. Sollte der Connector jedoch aus technischen Gründen oder aufgrund einer speziellen Konfiguration nicht aktiviert werden können, wechseln wir problemlos auf eine alternative Methode via SFTP, um die Kontinuität Ihres Projekts sicherzustellen.

2. Voraussetzungen und Implementierung

2.1 Für jede Verbindung erforderlich

Kategorie	Anforderung	Wie prüfen
NetSuite-Edition	Nur Oracle NetSuite OneWorld	Eine Option Subsidiary Settings Manager ist unter dem Tab Setup verfügbar.
`Subsidiaries`-Funktion	Muss aktiviert sein	Erforderlich, um die Agicap SuiteApp aus dem NetSuite Marketplace herunterzuladen und zu installieren. Ist sie deaktiviert, kann die SuiteApp nicht installiert werden.
Benutzerrolle	Der Benutzer, der die Einrichtung durchführt, muss die Rolle Administrator besitzen.	Setup > Benutzer/Rollen > Benutzer verwalten
Kontofunktionen	`REST WEB SERVICES`, `OAUTH 2.0`, `SuiteAnalytics Workbook`	Setup > Unternehmen > Funktionen aktivieren (siehe A, Schritt 2)
Agicap SuiteApp	Agicap for NetSuite installiert	Es wird die dedizierte Rolle `AgicapIntegrationRole` erstellt und die OAuth 2.0 M2M-Authentifizierung unterstützt.

🔒 Wir empfehlen einen dedizierten Integrationsbenutzer anstelle eines persönlichen Kontos. Dies ist eine Empfehlung, keine Voraussetzung: Ein persönliches Konto funktioniert ebenfalls, falls Sie das bevorzugen. Der Grund für die Empfehlung ist, dass die zertifikatsbasierte Authentifizierung an einen NetSuite-Benutzer und eine Rolle gebunden ist. Verlässt diese Person das Unternehmen oder werden ihre Berechtigungen entfernt, funktioniert die Verbindung nicht mehr.

2.2 Zusätzliche Voraussetzungen je Fluss

Fluss	Zusätzliche SuiteApp	Zusätzliche NetSuite-Konfiguration
Zahlungsdatei-Import	SFTP Connector (verpflichtend) Electronic Bank Payments (Bundle-ID 416781), falls Sie noch keine Zahlungsdateien generieren	Zwei File Cabinet-Ordner, ein privater RSA 2048-Schlüssel im PEM-Format und Ihre für die Zahlungsausführung in Agicap konfigurierten Bankkonten.
Kontoauszug-Export	Auto Bank Statement Import (ABSI)	`Client SuiteScript` und `Server SuiteScript` aktiviert, ein privater RSA 2048-Schlüssel im PEM-Format und ein Kontoauszugsformat, das von einem NetSuite-Parser unterstützt wird.

2.3 Wer macht was

Schritt	Verantwortlich
Installation der SuiteApps, Aktivierung der Kontofunktionen, Rollenzuweisung	Ihr NetSuite-Administrator / Power User
Ausfüllen des Verbindungsformulars in Agicap (Konto-ID, Zertifikat, Zertifikats-ID)	Sie, angeleitet durch dieses Dokument
Zuordnung Ihrer NetSuite-Subunternehmen zu Ihren Agicap-Entitäten und Validierung der Verbindung	Agicap — dieser Schritt liegt bei uns und ist vor dem Datenfluss erforderlich
Aktivierung jedes Flusses in Ihrer Verbindung	Sie, auf der Seite Banken & Integrationen, sobald die Verbindung erstellt wurde. Jeder Fluss hat einen eigenen Schalter in den Synchronisationsdetails der Verbindung.
Konfiguration der SFTP-Flüsse in NetSuite (ABSI, SFTP Connector, Parser)	Ihr NetSuite-Administrator. Die Agicap-Seite dieser Flüsse wird von unserem technischen Team konfiguriert, daher planen Sie bitte einen Termin mit ihnen, bevor Sie beginnen.

3. Allgemeine Informationen

Der Agicap NetSuite-Connector ist eine bidirektionale Integration, die von Agicap intern entwickelt und gewartet wird. Er nutzt die REST-API und SuiteQL-Endpunkte von NetSuite, gesichert durch OAuth 2.0 Machine-to-Machine-Zertifikatsauthentifizierung, um Ihre Geschäftsdokumente und Buchhaltungsdaten in Agicap zu importieren und Kontoauszüge, Zahlungsbuchungen und Journale zurück in NetSuite zu schreiben.

Ein Connector, eine SuiteApp. Jeder Fluss ist eine optionale Funktion, die in Ihrer Verbindung aktiviert wird: Sie können zunächst nur die Sammlung von Geschäftsdokumenten starten und später weitere Flüsse auf derselben Verbindung hinzufügen, ohne die Einrichtung erneut durchführen zu müssen.

Mechanismus	Verwendung für	Was Sie in NetSuite installieren
REST API + SuiteQL (OAuth 2.0 M2M)	Geschäftsdokumente, Kontenplan und Dritte, Analyseplan, Steuerschlüssel, Export Bankjournal, Export Einkaufsjournal	Agicap for NetSuite SuiteApp – das ist alles. Sie erstellt die dedizierte `AgicapIntegrationRole` und enthält alles, was der Connector benötigt.
SFTP (Agicap-gehosteter Server)	Zahlungsdatei-Import, Kontoauszug-Export	SFTP Connector SuiteApp (ausgehend), Auto Bank Statement Import (ABSI) SuiteApp (eingehend)

Synchronisationsfrequenz

Der Geschäftsdokumentenfluss wird automatisch zweimal täglich synchronisiert. Die anderen API-Flüsse synchronisieren sich einmal täglich. Alle können manuell ausgelöst werden.
Die meisten API-Aufrufe filtern nach dem Änderungsdatum des Datensatzes, sodass nur geänderte Daten übertragen werden.
SFTP-Flüsse laufen nach dem Zeitplan, den Sie in NetSuite konfigurieren, in Kombination mit dem auf Agicap-Seite eingestellten Zeitplan.
Pro NetSuite-Konto wird eine eindeutig identifizierbare Verbindung erstellt.

💡 Standardmäßig sammelt Agicap Geschäftsdokumente, deren NetSuite-Änderungsdatum zum Zeitpunkt der Verbindungserstellung weniger als ein Jahr zurückliegt. Ein älteres Dokument kann dennoch erscheinen, wenn es kürzlich in NetSuite geändert wurde. Wenn Sie einen längeren Verlauf benötigen, informieren Sie uns bitte vor der ersten Synchronisation.

4. Flüsse & Anwendungsfälle

4.1 NetSuite → Agicap

Fluss	Status	Transport	Versorgt
Import Geschäftsdokumente	Live mit Einschränkungen	REST API	Treasury, Accounts Receivable, purchase-to-pay
Import Kontenplan und Dritte	Im Beta	REST API	Abstimmung, Bankjournal
Import Analyseplan	Live	REST API	Treasury und die Buchungen, die Agicap zurückschreibt
Import Steuerschlüssel	Live	REST API	Umsatzsteuerbehandlung bei den von Agicap exportierten Dokumenten und Voraussetzung für das Einkaufsjournal
Import Bestellungen mit Positionen (P2P)	Live	REST API	Zahlungen, purchase-to-pay
Import Zahlungsdateien	Live mit Einschränkungen (via SFTP)	SFTP	Zahlungen
Import Lieferanten	Im Beta	REST API	purchase-to-pay, Drittdatenbasis
Import Begünstigte / IBANs	Im Beta	REST API	Zahlungen
Import AR-PDFs	Geplant	REST API	Accounts Receivable
Import Kundenstamm und Kontakte	Geplant	REST API	Accounts Receivable

4.2 Agicap → NetSuite

Fluss	Status	Transport	Schreibt in NetSuite
Export Kontoauszüge	Live mit Einschränkungen (via SFTP)	SFTP + ABSI	Kontoauszugsdatensätze für Abstimmung und Finanzberichterstattung
Export Bankjournal aus Treasury, Journalbuchungen	Im Beta	REST API	Journalbuchungen für Bankbewegungen ohne Geschäftsdokument und für manuelle Gegenbuchungen
Export Bankjournal aus Treasury, Rechnungsabstimmung	Im Beta	REST API	Kunden- und Lieferantenzahlungen, die mit Ihren offenen AR-/AP-Rechnungen verrechnet werden. NetSuite erzeugt die Journalbuchung direkt aus der Zahlung.
Export Lieferantenrechnungen, Einkaufsjournal	Geplant	REST API	Lieferantenrechnungen mit angehängtem Rechnungs-PDF. NetSuite erzeugt daraus die Journalbuchungen. Noch nicht aktivierbar.
E-Rechnungsstellung und -empfang (Frankreich)	Geplant	—	—
Export Spend Bankjournal, Geldtransitbuchungen, Schulden, konzerninterne Finanzierung, AR-Mahnungen, Finanzanlagen, Prognosen	Nicht verfügbar	—	Derzeit nicht abgedeckt. Sagen Sie uns Bescheid, falls einer dieser Punkte für Sie relevant ist.

📘 Status-Legende.  Live bedeutet, dass der Fluss bei mehreren Kunden im Einsatz ist. Live mit Einschränkungen bedeutet verfügbar, mit einer in §5 und in der Tabelle "Einschränkungen" beschriebenen Einschränkung. (via SFTP) bedeutet, dass der Fluss nicht über den API-Connector läuft: Die Datei wird in NetSuite über spezielle SuiteApps erzeugt oder verarbeitet und über einen von Agicap gehosteten SFTP-Server ausgetauscht. Im Beta bedeutet verfügbar, wird schrittweise ausgerollt und weiter verbessert – die Aktivierung erfolgt im Einzelfall in Absprache mit Ihrem Agicap-Ansprechpartner. Geplant bedeutet auf der Roadmap, aber noch nicht aktivierbar. Nicht verfügbar bedeutet, dass es derzeit keine Zusage gibt.

5. Detaillierte technische Dokumentation je Anwendungsfall

5.1 Import Geschäftsdokumente (NetSuite → Agicap)

Was es macht. Versorgt Agicap Treasury mit erwarteten Liquiditätsbewegungen, Agicap Accounts Receivable mit einzuziehenden und zu verfolgenden Rechnungen sowie den purchase-to-pay-Fluss mit Ihren Bestellungen und Lieferscheinen.

Wie. Agicap fragt die NetSuite REST API und SuiteQL-Endpunkte ab. Die Abfragen filtern nach dem Änderungsdatum des Datensatzes, sodass nur geänderte Daten übertragen und nur die von Agicap benötigten Felder abgerufen werden.

Was gesammelt wird — eine Synchronisation, alle Dokumenttypen zusammen:

Kundenrechnungen und Gutschriften
Lieferantenrechnungen und Gutschriften
Kundenaufträge und Bestellungen mit ihren Positionen
Lieferscheine
Angebote
Referenzdaten: Währungen, Tochtergesellschaften, Entitäten, Kunden, Lieferanten, Zahlungsarten

Entity bezieht sich hier auf den NetSuite-Entitätsdatensatz (Kunden, Lieferanten und andere NetSuite-Entitäten). Dies hat nichts mit einer Agicap-Entität zu tun, die Ihrer NetSuite-Tochtergesellschaft zugeordnet wird.

Es gibt keine Option pro Dokumenttyp: Der Geschäftsdokumentenfluss sammelt alle. Was sich unterscheidet, ist, wo jeder Typ in Agicap erscheint – das hängt von den in Ihrem Konto aktiven Agicap-Modulen sowie den für jedes Modul aktivierten Filtern ab.

Immer aktiv. Der Import von Geschäftsdokumenten ist standardmäßig bei jeder NetSuite-Verbindung aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. Die anderen Flüsse sind optional und werden einzeln aktiviert.

⚠️ Bekannte Einschränkung — hohe Volumina. Verbindungen mit einem sehr hohen Volumen an Geschäftsdokumenten oder auf einer eingeschränkten NetSuite-Instanz können während der Synchronisierung zu Timeout-Fehlern führen. Die Dokumente werden dann in Agicap nicht mehr aktualisiert, bis der nächste erfolgreiche Lauf erfolgt. Unsere Teams arbeiten aktiv an einer Lösung. Sollte dies auftreten, lassen Sie die API-Verbindung bestehen und wenden Sie sich mit dem Verbindungsnamen und der in den Synchronisierungsdetails angezeigten Fehlermeldung an den Agicap Support.

Optional — benutzerdefinierte Felder. Sie können Agicap so konfigurieren, dass NetSuite-Benutzerdefinierte Felder abgeholt und zur Erstellung des Verwendungszwecks Ihrer Geschäftsdokumente in Treasury und Accounts Receivable verwendet werden, oder einen spezifischen Filter anfordern. Wenn Sie in NetSuite auf ein Feldlabel klicken, wird dessen interne ID angezeigt, zum Beispiel custbody_phy_patient_name. Dies funktioniert für Felder auf der Kopfebene eines Transaktionsdokuments; Felder auf Zeilenebene werden nicht abgedeckt. Geben Sie die benötigten Felder bei der Erstellung der Verbindung an (siehe B, Schritt 5) — eine nachträgliche Ergänzung erfordert eine Erneuerung der Zugangsdaten.

5.1.1 Bestellungen mit Positionen importieren (NetSuite → Agicap)

Funktion. Holt Ihre NetSuite-Bestellungen, Position für Position, in den Agicap purchase-to-pay-Prozess, sodass Lieferantenrechnungen mit ihren Bestellungen abgeglichen werden können.

Die Erfassung selbst ist Teil der Geschäftsdokumenten-Synchronisierung (§5.1). Dieser Prozess sorgt zusätzlich dafür, dass diese Bestellungen im Agicap Accounts Payable-Modul angezeigt werden, wofür das entsprechende Agicap-Modul in Ihrem Konto aktiv sein muss — informieren Sie Ihren Agicap-Ansprechpartner, wenn Sie dort Bestellungen erwarten, diese aber nicht erscheinen.

5.2 Kontenplan und Drittparteien importieren (NetSuite → Agicap)

Funktion. Hält Ihre Buchhaltungskonten und Drittparteien synchron, sodass Sie diese Listen nie manuell in Agicap pflegen müssen.

Buchhaltungskonten. Agicap ruft die vollständige Kontenliste aus NetSuite ab (interne ID, Name, Nummer, Typ, Zuordnung zur Tochtergesellschaft) und ordnet jedes Konto den relevanten Agicap-Entitäten über das bei der Einrichtung konfigurierte Multi-Entity-Mapping zu.

Vom Import ausgeschlossen: Konten ohne Kontonummer und Konten vom Typ NonPosting.

Drittparteien. Kunden und Lieferanten werden mit Name, Code, zugeordnetem Buchhaltungskonto und NetSuite-interner ID in das Agicap-Drittparteienmodell importiert.

💡 Wenn die Kontenauswahllisten in Agicap unübersichtlich wirken, ist das Inaktivieren der nie bewegten Konten pro Tochtergesellschaft der schnellste Weg zur Bereinigung.

5.3 Analyseplan und Steuerschlüssel importieren (NetSuite → Agicap)

Funktion. Importiert Ihre NetSuite-Analysedimensionen, sodass Cashflows in Agicap nach Achse analysiert werden können und dieselben Dimensionen auf die von Agicap in NetSuite geschriebenen Buchungen übertragen werden.

Folgendes wird synchronisiert: class, department, location und Ihre benutzerdefinierten Segmente.

Steuerschlüssel werden über denselben Mechanismus importiert und unterstützen die Umsatzsteuerbehandlung auf den von Agicap exportierten Dokumenten.

👀 Benutzerdefinierte Segmente. Um benutzerdefinierte Segmente zu importieren, muss die AgicapIntegrationRole (oder Ihre eigene Rolle) Leseberechtigung für jedes betreffende Segment haben. Prüfen Sie dies mit Ihrem NetSuite-Administrator.

5.4 Zahlungsdateien importieren (NetSuite → Agicap, via SFTP)

Funktion. Ihre in NetSuite generierten Zahlungsdateien werden auf einen von Agicap gehosteten SFTP-Server exportiert und speisen das Agicap Payment-Modul. Sie führen die Zahlungen dann über die Bankanbindung von Agicap aus, was Ihnen einen zentralen Ausführungs- und Kontrollpunkt bietet.

❗ Dieser Prozess wird nicht vom API-Connector abgedeckt. Sie generieren die Zahlungsdatei selbst in NetSuite, in einem von NetSuite unterstützten Format, und die SFTP Connector SuiteApp liefert sie aus. Einrichtung siehe C.

Was Sie benötigen

Sie wissen bereits, wie man Zahlungsdateien in NetSuite generiert, oder Sie installieren die Electronic Bank Payments SuiteApp (Bundle-ID 416781).
Die SFTP Connector SuiteApp.
Jedes in diesen Dateien referenzierte Bankkonto ist in Agicap für die Zahlungsausführung konfiguriert: Host-to-Host, EBICS TS, eine zentralisierende Bank oder globaler Dateiexport.

Wo die Datei in Agicap landet. Wird das Dateiformat von der Bank für dieses Konto akzeptiert, kann sie entweder als zu zahlen oder vorzubereiten importiert werden. Wird das Format von der Bank nicht akzeptiert, wird sie als vorzubereiten importiert, damit Agicap Payment sie in ein von der Bank akzeptiertes Format umwandeln kann.

5.5 Kontoauszüge exportieren (Agicap → NetSuite, via SFTP)

Funktion. Agicap ruft Ihre Kontoauszüge über die eigene Bankanbindung (EBICS, H2H, SWIFT) ab und überträgt sie dann auf einen SFTP-Server. Die ABSI SuiteApp nimmt sie auf und importiert sie in NetSuite, wo sie analysiert und Ihren Hauptbuchkonten für die Abstimmung und das Finanzreporting zugeordnet werden.

Das bedeutet, dass Sie auf NetSuite-Seite keine separate Bankverbindung mehr pflegen: Eine Bankeinrichtung in Agicap dient beiden Tools.

⚠️ Das Dateiformat ist die Hauptvoraussetzung, bitte prüfen Sie dies frühzeitig. NetSuite unterstützt eine feste Liste von Auszugsformaten und -versionen. Zum Beispiel wird CAMT.053.001.02 standardmäßig unterstützt, während CAMT.053.001.08 nicht unterstützt wird. Empfohlener Ansatz: Bitten Sie Ihre Bank, Auszüge in einem von NetSuite unterstützten Format und einer unterstützten Version bereitzustellen. Dies ist der einfachste und robusteste Weg. Falls das nicht möglich ist: Eine individuelle Dateiumwandlung kann von Agicap erstellt werden und wird im Einzelfall geprüft. Solche Umwandlungen werden als Beta-Features auf Best-Effort-Basis bereitgestellt und vor der Umsetzung schriftlich vereinbart.

Einrichtung siehe D.

5.6 Bankjournal exportieren und automatische Abstimmung (Agicap → NetSuite)

Funktion. Sie stimmen Bankbewegungen in Agicap mit Rechnungen ab. Agicap schreibt das Ergebnis dann in NetSuite, sodass Ihr Bankjournal und Ihre offenen Debitoren-/Kreditorenposten ohne manuelle Neueingabe aktualisiert werden.

Funktionsweise. Zwei Mechanismen, je nachdem, was abgestimmt wurde:

Fall	Was Agicap in NetSuite schreibt
Eine Bankbewegung, die mit einem Geschäftsdokument abgestimmt wurde	Ein Zahlungsobjekt — eine Kunden- oder Lieferantenzahlung. NetSuite erzeugt dann selbst die Buchung, entsprechend Ihren Buchhaltungsregeln. Dies ist derselbe Mechanismus wie der manuelle "Zahlung ausführen"-Prozess in NetSuite.
Eine Bankbewegung ohne zugrunde liegendes Geschäftsdokument oder manuell zugefügte Gegenbuchungen zu einer abgestimmten Bankbewegung.	Die Banktransaktion wird direkt als Buchung geschrieben.

Status: Beta.

Voraussetzungen.

Der Kontenplan-Import (§5.2) muss aktiv sein, damit Konten auf beiden Seiten aufgelöst werden.
Die Funktionen Bankjournal und Abstimmung müssen in Ihrem Agicap-Konto aktiv sein, mit deaktivierter Option manueller Export. Der Agicap Support aktiviert diese Einstellungen für Sie: Fragen Sie dort nach, bevor Sie den Prozess aktivieren.

💡 Das Agicap-Bankjournal-Feld Grund (Causale) hat kein Äquivalent in NetSuite und wird daher nicht abgebildet. Das ist kein Hindernis: Der Export funktioniert auch ohne dieses Feld.

Zahlungen, die mehrere Drittparteien abdecken. NetSuite verlangt, dass jede Kundenzahlung auf eine einzelne Drittpartei verweist. Wenn eine Bankzahlung Rechnungen mehrerer NetSuite-Drittparteien begleicht, teilt Agicap sie automatisch in eine Zahlung pro Drittpartei auf. Zeilen ohne identifizierbare Drittpartei werden direkt als separate Buchung exportiert.

⚠️ Zwei Dinge, die Sie vorbereiten sollten: Doppelte Lieferanten und Kunden in NetSuite bereinigen. Eine Zahlung muss die Rechnung und die Drittpartei konsistent referenzieren. Zwei Datensätze für dasselbe Unternehmen können dazu führen, dass der Export abgelehnt wird. Lieferantenrechnungen, die in Agicap und nicht in NetSuite erstellt wurden, können von diesem Prozess noch nicht automatisch abgestimmt werden: Der Connector sucht nach einer NetSuite-Referenz, die dort nicht existiert. Native Unterstützung ist geplant. Falls dies auf Sie zutrifft, sprechen Sie mit Ihrem Agicap-Ansprechpartner über Zwischenlösungen.

5.7 Lieferanten und Begünstigte importieren (NetSuite → Agicap)

Status: Beta. Zwei getrennte Prozesse, gleiche Einrichtung: nichts über A und B hinaus, plus deren Umschalter.

Lieferanten importieren speist die Lieferantenbasis von Accounts Payable und den purchase-to-pay-Prozess mit Lieferantendaten aus NetSuite.
Begünstigte / IBANs importieren speist die Begünstigtenliste des Payment-Moduls, sodass Sie diese nicht manuell in Agicap pflegen müssen.

Wenn dieser Prozess Teil Ihres Projekts ist, sprechen Sie mit Ihrem Agicap-Ansprechpartner über Umfang und Zeitplan, anstatt von dieser Seite aus zu planen.

5.8 Lieferantenrechnungen, Einkaufsjournal exportieren (Agicap → NetSuite)

Status: Geplant. Die Entwicklung läuft und der Prozess kann noch nicht aktiviert werden.

Was er tun wird. Von Agicap digitalisierte Lieferantenrechnungen (OCR) werden in NetSuite als vendor bills angelegt, mit der Rechnungs-PDF als Anhang. NetSuite erzeugt dann selbst die Buchungen aus diesen Rechnungen, sodass Ihr Einkaufsjournal ohne Neueingabe gespeist wird.

Wenn dieser Prozess Teil Ihres Projekts ist, sprechen Sie mit Ihrem Agicap-Ansprechpartner über Umfang und Zeitplan, anstatt von dieser Seite aus zu planen.

Einrichtungsanleitung

🧭 Reihenfolge der Schritte. A und B sind für jeden API-Prozess verpflichtend und müssen abgeschlossen sein, bevor ein Prozess aktiviert wird. C und D sind die SFTP-Prozesse: Sie sind unabhängig und können parallel vorbereitet werden. Planen Sie etwa 30 Minuten mit Ihrem NetSuite-Administrator für A und B ein.

A - NetSuite-Konfiguration

Schritt 1 — Agicap SuiteApp installieren

Starten Sie hier: Eine erfolgreiche Installation ist der Nachweis, dass Ihre NetSuite-Edition kompatibel ist.

Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und dann auf SuiteApps.
Suchen Sie nach Agicap for NetSuite (Suchfeld oben links) und klicken Sie auf Installieren.
Überprüfen Sie die Installation: Customization → SuiteCloud Development → Installed SuiteApp List. Sie sollten den Eintrag AgicapSuiteApp sehen.

⚠️ Falls die SuiteApp nicht installiert werden kann, prüfen Sie, ob die Funktion "Subsidiaries" aktiviert ist. Bei einem Nicht-OneWorld-Konto ist sie nicht verfügbar und der API-Connector kann nicht verwendet werden — dann würden wir auf die SFTP-Alternative umsteigen.

Schritt 2 — Erforderliche Kontofunktionen aktivieren

Gehen Sie zu Setup → Company → Enable Features. Die meisten davon sind in der Regel bereits aktiviert, aber prüfen Sie diese drei besonders sorgfältig:

Funktion	Unterregister → Abschnitt	Warum sie benötigt wird
`REST WEB SERVICES`	SuiteCloud → SuiteTalk (Web Services)	Alle Lese- und Schreibzugriffe auf Datensätze
`OAUTH 2.0`	SuiteCloud → Authentifizierung verwalten	Maschinen-zu-Maschinen-Authentifizierung
`SuiteAnalytics Workbook`	Analytics → SuiteAnalytics Workbook	SuiteQL-Abfragen für Geschäftsdokumente und den Kontenplan

Speichern. Das Aktivieren einer Funktion kann einen Moment dauern, bis sie wirksam wird.

Schritt 3 — Die AgicapIntegrationRole zuweisen

Die Agicap SuiteApp erstellt eine dedizierte Rolle, die genau die Berechtigungen enthält, die der Connector benötigt – und nicht mehr.

Setup → Benutzer/Rollen → Benutzer verwalten.
Wählen Sie den Benutzer aus, der die Integration übernehmen soll – wir empfehlen, einen eigenen Integrationsbenutzer anzulegen – und klicken Sie auf Bearbeiten.
Fügen Sie im Tab Zugriff unten auf der Seite die AgicapIntegrationRole hinzu.
Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Speichern.

🔒 Die Rolle wird von Agicap gepflegt und mit der SuiteApp ausgeliefert. Wenn ein neuer Flow oder ein Fix eine zusätzliche Berechtigung benötigt, aktualisieren wir die Rolle und sie wird mit der SuiteApp-Version verteilt: keine erneute Verbindung und kein neues Zertifikat auf Ihrer Seite erforderlich. Falls Ihre Sicherheitsrichtlinie es verlangt, können Sie die Standardrolle durch eine eigene, auf Ihr Konto und Ihre Teams zugeschnittene Rolle ersetzen. Sprechen Sie dies vor dem Einrichtungs-Call mit Ihrem Agicap-Ansprechpartner ab. Eine wichtige Folge: Eine eigene Rolle erhält keine automatischen Berechtigungs-Updates wie oben beschrieben. Wenn ein neuer Flow oder ein Fix eine Berechtigung benötigt, kann Ihre Verbindung in einen Fehlerzustand gehen, bis Ihr Team sie manuell hinzufügt.

B - Agicap-Verbindungsformular

Öffnen Sie in Agicap Banken & Integrationen und suchen Sie nach NetSuite. Das Verbindungsformular öffnet sich. Lassen Sie einen NetSuite-Tab daneben geöffnet: Sie wechseln zweimal hin und her.

Schritt 1 — Account-ID

Ihre NetSuite-Account-ID ist entweder direkt in der URL Ihrer NetSuite-Sitzung sichtbar oder unter Setup → Unternehmen → Unternehmensinformationen.

Schritt 2 — Den öffentlichen Schlüssel von Agicap herunterladen

Agicap authentifiziert sich mit einem OAuth 2.0 Client-Credentials-Flow, der durch ein Zertifikat abgesichert ist. Agicap generiert das Zertifikat; Sie laden es in NetSuite hoch.

Klicken Sie im Verbindungsformular auf Öffentlichen Schlüssel herunterladen und halten Sie die Datei bereit.

Schritt 3 — Die M2M-Integration in NetSuite erstellen

Gehen Sie in NetSuite zu Setup → Integration → OAuth 2.0 Client Credentials (M2M) Setup.
Erstellen Sie eine neue Client-Credentials-Zuordnung zwischen:
1. der Entität, also dem NetSuite-Benutzer aus A, Schritt 3,
2. der Rolle AgicapIntegrationRole,
3. der Anwendung Agicap SuiteApp,

und laden Sie das Zertifikat hoch, das Sie in Schritt 2 heruntergeladen haben.

Speichern.

Schritt 4 — Die Zertifikats-ID zurück in Agicap kopieren

Kopieren Sie die ID des gerade erstellten Zertifikats und fügen Sie sie in das Feld Zertifikats-ID im Agicap-Formular ein.

👀 Die NetSuite-Zertifikatsliste ist nicht nach Erstellungsdatum sortiert. Wenn Sie mehr als ein Zertifikat erstellt haben, achten Sie darauf, das zuletzt erstellte zu nehmen. Prüfen Sie Benutzer und Rolle, die mit dem Zertifikat verknüpft sind, zur Bestätigung.

Schritt 5 — Optional: die gewünschten benutzerdefinierten Felder angeben

Wenn Agicap Geschäftsdokument-Bezeichnungen aus NetSuite-Custom-Fields erstellen soll, geben Sie hier beim Verbindungsaufbau deren interne IDs an. Ein Klick auf das Feldlabel in NetSuite zeigt die interne ID, z. B. custbody_phy_patient_name. Nur Felder auf Kopfebene von Transaktionsdokumenten.

So fügen Sie benutzerdefinierte Felder nach dem Livegang hinzu:

Öffnen Sie die Verbindung unter Banken & Integrationen → Verbindung verwalten → Autorisierung erneuern und führen Sie den Ablauf durch.
Die Verbindung wechselt zurück auf Einrichtung läuft: Agicap Support muss sie erneut validieren, bevor die Synchronisationen fortgesetzt werden.
Sobald sie wieder synchronisiert, kontaktieren Sie den Agicap Support mit dem Geschäftsdokumenttyp und dem Modul, in dem das Label erstellt werden soll.

⚠️ Sobald Sie auf Autorisierung erneuern oder Zugangsdaten bearbeiten klicken, wird ein neuer öffentlicher Schlüssel generiert und die bisherigen Authentifizierungsdaten werden gelöscht. Sie müssen den Ablauf vollständig abschließen, sonst schlagen alle folgenden Synchronisationen fehl. Falls das passiert, wiederholen Sie den Ablauf einfach bis zum Ende.

Schritt 6 — Agicap validiert die Verbindung

Nachdem Sie das Formular abgeschickt haben, erscheint die Verbindung in Banken & Integrationen mit dem Status Einrichtung läuft. Agicap führt dann das Multi-Entity-Mapping zwischen Ihren NetSuite-Subunternehmen und Ihren Agicap-Entitäten durch und validiert die Verbindung.

⚠️ Dieses Mapping kann nach der Validierung nicht mehr geändert werden. Bitte prüfen Sie Ihre Liste der Subunternehmen mit Ihrem Agicap-Ansprechpartner, bevor sie gespeichert wird. Einen Fehler zu korrigieren bedeutet, die Verbindung zu löschen und komplett neu anzulegen.

Inaktive Subunternehmen müssen nicht ausgewählt werden: Der Connector ignoriert sie.

Solange die Verbindung auf Einrichtung läuft steht, fließen keine Daten. Das ist normal.

Schritt 7 — Die erste Synchronisation prüfen

Die Verbindung hat den Status Einrichtung läuft verlassen

Die Synchronisationsübersicht zeigt einen abgeschlossenen Lauf

Ihre Dokumente erscheinen in Treasury und Accounts Receivable, für mindestens eine Entität

Beträge und Währungen stimmen mit den Werten in NetSuite überein

Die automatische Synchronisation läuft dann zweimal täglich für Geschäftsdokumente und einmal täglich für die anderen Flows und kann jederzeit manuell ausgelöst werden.

💡 Bei einem großen Account kann die allererste Synchronisation deutlich länger dauern als die täglichen, da sie den historischen Rückstand in aufeinanderfolgenden Zeitfenstern abholt. Wenn sie festzustecken scheint, wenden Sie sich an Ihren Agicap-Ansprechpartner, statt die Verbindung neu zu erstellen.

C - Zahlungsdateien per SFTP (NetSuite → Agicap)

📌 Bitten Sie zunächst Ihren Agicap-Ansprechpartner, die Dateiübertragung einzurichten. Die Server-URL, der Port, der Benutzername und der Host-Key kommen von ihm, und die NetSuite-Konfiguration unten kann ohne diese Angaben nicht abgeschlossen werden.

Schritt 1 — Den SSH-Schlüssel vorbereiten

⚠️ Einschränkungen beim Schlüsselformat. Der NetSuite SFTP-Connector akzeptiert RSA-, ECDSA- und DSA-Schlüssel, und der private Schlüssel muss im PEM-Format vorliegen. Agicap-Server akzeptieren RSA und EdDSA. Die sichere Wahl ist ein RSA-2048-Schlüssel, dessen privater Schlüssel im PEM-Format ist. Der unten beschriebene WinSCP-OpenSSH-Export ist die Methode, um diese Datei zu erzeugen, es handelt sich nicht um ein anderes Format.

Erzeugen Sie ein 2048-Bit-RSA-Schlüsselpaar, z. B. mit dem WinSCP-Schlüsselerzeuger.
Stellen Sie sicher, dass die private Schlüsseldatei mit -----BEGIN RSA PRIVATE KEY----- beginnt. Falls nicht, konvertieren Sie sie: WinSCP → Tools → Schlüsseldatei konvertieren → privaten Schlüssel laden → OpenSSH-Schlüssel exportieren. Nicht "neues Format erzwingen" anhaken.
Senden Sie den öffentlichen Schlüssel an Ihren Agicap-Ansprechpartner, der die Dateiübertragung einrichtet und Ihnen die Server-URL, den Port, den Benutzernamen und den Host-Key zurückgibt.

Schritt 2 — Die Zahlungsdateien in NetSuite vorbereiten

Wenn Sie bereits Zahlungsdateien in NetSuite erzeugen, ist hier nichts zu tun.

Falls nicht, installieren Sie die Electronic Bank Payments SuiteApp: Anpassung → SuiteBundler → Bundles suchen & installieren → Liste, Bundle-ID 416781, und konfigurieren Sie dann Ihre Zahlungsdatei-Vorlagen je Bank.

💡 Die Erzeugung von Zahlungsdateien ist ein NetSuite-Konfigurationsthema und kein Agicap-Thema. Ihr NetSuite-Integrator ist in der Regel der schnellste Weg, wenn Sie dies zum ersten Mal einrichten.

Schritt 3 — Die File Cabinet-Ordner erstellen

Erstellen Sie zwei Ordner in Ihrem File Cabinet, einen für Dateien, die auf die Übertragung warten, und einen für bereits übertragene Dateien. Vorgeschlagene Namen:

agicap payment - processing
agicap payment - processed

Notieren Sie sich die interne ID jedes Ordners, Sie benötigen sie in Schritt 5.

Schritt 4 — Die SFTP Connector SuiteApp installieren

Anpassung → SuiteApps → SFTP Connector suchen → Installieren.

Schritt 5 — Die Outbound-Konfiguration erstellen und zuordnen

SFTP → SFTP-Datensätze → Outbound-Konfigurationen → Neu.
Tragen Sie Name, Server-URL, Port, Host-Key und Authentifizierungsmethode ein, mit den von Agicap bereitgestellten Zugangsdaten.
Geben Sie im Untertab Outbound Mapping die internen IDs der beiden File Cabinet-Ordner aus Schritt 3 sowie den Ordnernamen auf dem Agicap-SFTP-Server im Feld Bank-Ordner ein.
Speichern Sie, öffnen Sie dann die Konfiguration erneut im Bearbeiten-Modus und klicken Sie auf Verbindung testen. Hinweis: Verbindung testen funktioniert nicht im Ansichtsmodus.
Klicken Sie auf Outbound-Manual, um einen Export manuell auszuführen und zu bestätigen, dass die Datei ankommt.

Schritt 6 — Den Export planen

SFTP → SFTP-Datensätze → Outbound-Konfigurationen → Anzeigen auf Ihrem Datensatz.
Klicken Sie auf Outbound-Schedule. Eine Seite zur Skriptbereitstellung öffnet sich.
Stellen Sie die gewünschte Häufigkeit ein und Speichern.

💡 Wenn Sie mehrere Entitäten verwalten, stimmen Sie die Ordnerstruktur und die Dateibenennung vor der Planung mit Ihrem Agicap-Ansprechpartner ab, damit Zahlungsdateien bei Ankunft pro Entität getrennt werden können.

D - Kontoauszüge per SFTP und ABSI (Agicap → NetSuite)

📌 Gleicher Startpunkt wie C: Bitten Sie zuerst Ihren Agicap-Ansprechpartner, die Dateiübertragung einzurichten. Die Zugangsdaten und der Host-Key kommen von ihm.

Schritt 1 — Prüfen Sie zuerst Ihre Kontoauszugsformate

Listen Sie vor jeglicher Konfiguration die beteiligten Banken und Auszugsformate auf und bestätigen Sie, dass jedes von einem NetSuite-Parser unterstützt wird. Hier stocken Projekte meist. Siehe Hinweis in §5.5.

Schritt 2 — Rechte und SuiteApp

Stellen Sie sicher, dass Sie Administratorrechte oder die spezifischen ABSI-Berechtigungen haben.
Installieren Sie Auto Bank Statement Import: Anpassung → SuiteApps (oder SuiteCloud Development → SuiteApp Marketplace) → suchen → Installieren.

Schritt 3 — SuiteScript aktivieren

Setup → Unternehmen → Funktionen aktivieren → SuiteCloud-Untertab.
Unter SuiteScript aktivieren Sie Client SuiteScript und Server SuiteScript.
Speichern. Dadurch wird die Seite Private Keys erreichbar.

Schritt 4 — Den privaten Schlüssel hochladen

Setup → Unternehmen → Einstellungen → Schlüssel → Neu erstellen.
Details-Tab: ein beschreibender Name, eine Skript-ID ohne Leer- oder Sonderzeichen (NetSuite stellt custkey voran) und eine Beschreibung, wofür der Schlüssel ist und wer ihn pflegt.
Dateien-Tab: Wählen Sie die private Schlüsseldatei aus. Sie muss im PEM-Format sein – siehe C, Schritt 1, wie Sie eine erzeugen.
Passwort: Die beim Erzeugen des Schlüssels verwendete Passphrase, falls vorhanden.
Registerkarte Audience, optional: Aktivieren Sie Restrict to Employees, um einzuschränken, welche Mitarbeitenden den Schlüssel in SuiteScript verwenden können, und nutzen Sie Restrict to Scripts, um ihn auf bestimmte Skripte zu beschränken.
Speichern. NetSuite validiert und speichert den Schlüssel.

Schritt 5 — Erstellen Sie den Datensatz für das Finanzinstitut und das Formatprofil

❗ Erstellen Sie pro Bank einen Datensatz für das Finanzinstitut und dann je Dateiformat und Version ein Formatprofil. Das Mischen von Formaten in einem Profil ist die häufigste Ursache für fehlgeschlagene Importe.

Setup → Buchhaltung → Finanzinstitute → Liste → Neu.
Fügen Sie im Datensatz ein Formatprofil hinzu und wählen Sie SFTP-Konnektivität als Methode.
Geben Sie die von Agicap bereitgestellte Server-URL, den Benutzernamen, das Passwort und den Host-Key ein. Für einen Agicap-Server lautet die URL files.agicap.com; Port, Benutzername und Host-Key erhalten Sie mit den Zugangsdaten von Ihrem Ansprechpartner.
Definieren Sie das Muster für den Download-Dateinamen. Stimmen Sie den genauen Dateinamen und das Verzeichnis mit Ihrem Agicap-Ansprechpartner ab.

Schritt 6 — Kontenverknüpfung

Ordnen Sie die Daten, die NetSuite analysieren wird, Ihren Hauptbuchkonten zu. Listen Sie jedes Konto auf, das von den importierten Kontoauszügen betroffen ist, und tragen Sie für jeden Wert, den der Parser extrahiert, diesen Wert in die erste Spalte ein und verknüpfen Sie ihn mit dem entsprechenden NetSuite-Hauptbuchkonto in der dritten Spalte.

Das Format der ersten Spalte muss exakt mit dem übereinstimmen, was Ihr gewählter Parser erzeugt.

Schritt 7 — Parser konfigurieren

Format	Worauf Sie achten sollten
CAMT.053	Fügen Sie jeden Transaktionscode hinzu, der in den von Ihnen empfangenen Auszügen erscheinen kann. Ein fehlender Code führt dazu, dass der gesamte Import fehlschlägt. Prüfen Sie anschließend die Tag-Zuordnung für jedes NetSuite-Feld.
MT940	Standard-NetSuite-Parser, folgen Sie der NetSuite-Dokumentation.
BAI2	Standard-NetSuite-Parser, folgen Sie der NetSuite-Dokumentation.
CSV	Fallback, wenn eine Transformation notwendig war. Spalten und Formate müssen exakt der NetSuite-CSV-Importdefinition entsprechen.

Schritt 8 — Testen und aktivieren

Bitten Sie Agicap, zunächst eine passende Datei auf dem SFTP-Server abzulegen, damit der Test aussagekräftig ist.
Klicken Sie auf Absenden, nicht direkt auf Speichern.
Wenn das Ergebnis grün ist, klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf Status verfolgen, um zu bestätigen, dass die Datei abgerufen und analysiert wurde.

💡 Häufigkeit. Der Importlauf erfolgt etwa einmal täglich. Sie können ihn manuell auslösen, indem Sie das Formatprofil erneut absenden, mit mindestens 60 Minuten Abstand zwischen zwei Läufen. Aufbewahrung: NetSuite verschiebt oder löscht Dateien nach der Verarbeitung nicht. Die Archivierungsstrategie auf dem SFTP-Server wird während der Einrichtung mit Ihrem Agicap-Ansprechpartner abgestimmt, damit derselbe Auszug nicht doppelt importiert wird.

Vermeidung von Doppelimporten. NetSuite sollte eine bereits importierte Datei überspringen, wir empfehlen jedoch eine der folgenden Strategien, die Sie mit Ihrem Agicap-Ansprechpartner abstimmen:

Datumsstempel im Dateinamen — jeder Dateiname enthält sein Datum (zum Beispiel bank_statement_2024-06-15.csv), und Ihr NetSuite-Dateinamensmuster akzeptiert dieses Datum.
Zwei-Ordner-Flow — Dateien werden in einen zu verarbeiten-Ordner geliefert und nach Ablauf des NetSuite-Verarbeitungsfensters in einen verarbeitet-Ordner verschoben.
Eigener SuiteScript auf Ihrer Seite, der Dateien nach dem Import umbenennt oder verschiebt.

Mehrere Banken oder Formate. Jeder NetSuite-Parser darf nur die Dateien seiner eigenen Bank verarbeiten. Verwenden Sie entweder einen Ordner pro Bank (zum Beispiel /Bank_A/, /Bank_B/), oder einen einzelnen Ordner mit einer Namenskonvention (ein Bank-Präfix oder -Suffix im Dateinamen, zum Beispiel BANKA_20240615.csv) und konfigurieren Sie jedes Formatprofil so, dass es nur sein eigenes Muster auswählt. Eine Mischung aus beidem ist möglich.

Wie Sie die einzelnen Anwendungsfälle aktivieren

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist und eine erste Sammlung von Geschäftsdokumenten durchgeführt wurde, können Sie die anderen Flows direkt auf der Seite Banken & Integrationen > Synchronisationsdetails aktivieren. Jeder Flow hat seinen eigenen An/Aus-Schalter. Der Import von Geschäftsdokumenten ist standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.

6. Häufige Fehler

Fehler	Was Sie sehen	Ursache	Was zu tun ist
Timeout bei der ersten Synchronisation	Nach der ersten Synchronisation erscheinen keine erwarteten Transaktionen in der Treasury	Zu viel Historie wird auf einmal abgerufen (standardmäßig die letzten 365 Tage geänderter Dokumente)	Kontaktieren Sie den Agicap Support: Sie können das anfängliche Erfassungsfenster verkleinern, zum Beispiel auf 90 Tage.
Timeout bei einer laufenden Verbindung. Meldung in den Synchronisationsdetails: `The request was canceled due to the configured HttpClient.Timeout of 300 seconds elapsing. > The operation was canceled.`	Dokumente werden in Agicap nicht mehr aktualisiert	NetSuite hat länger als 5 Minuten für die Antwort auf einen API-Aufruf benötigt. Agicap bricht Aufrufe nach 5 Minuten ab, damit Synchronisationen nicht unendlich lange hängen bleiben.	Führen Sie die Synchronisation später erneut aus. Wenn der Fehler weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Agicap Support mit dem Verbindungsnamen und der Fehlermeldung. Löschen oder ersetzen Sie die Verbindung nicht.
`Aggregator error : Invalid URL: The hostname could not be parsed.`	Alle Synchronisationen schlagen fehl, nachdem die Zugangsdaten bearbeitet wurden	Zugangsdaten bearbeiten oder Autorisierung erneuern wurde gestartet, aber nicht abgeschlossen. Ein neuer öffentlicher Schlüssel wird sofort generiert, sobald Sie klicken, und die bisherigen Authentifizierungsdaten werden gelöscht.	Führen Sie den Zugangsdaten-Prozess erneut vollständig durch (B, Schritte 2 bis 4).
Verbindung bleibt im Status Wird eingerichtet	Die Verbindung wurde erstellt, aber es synchronisiert sich nichts	Die Zuordnung zwischen Ihren NetSuite-Tochtergesellschaften und Ihren Agicap-Entitäten wurde noch nicht abgeschlossen und validiert, oder eine erneuerte Autorisierung wurde noch nicht erneut validiert.	Kontaktieren Sie den Agicap Support: Die Zuordnung und Validierung erfolgt auf Agicap-Seite (B, Schritt 6).
Export des Bankjournals für eine bestimmte Drittpartei abgelehnt	Ein Export schlägt fehl, die anderen funktionieren	Doppelte Drittpartei in NetSuite, sodass die Rechnungsreferenz und die Drittpartei-Referenz nicht auf denselben Datensatz zeigen	Bereinigen Sie Lieferanten und Kunden in NetSuite von Duplikaten.
Bestellungen werden gesammelt, sind aber nicht in Accounts Payable sichtbar	Nach einer erfolgreichen Synchronisation erscheint nichts in Accounts Payable	Die entsprechende Agicap-Funktion ist in Ihrem Konto nicht aktiviert	Kontaktieren Sie den Agicap Support, um sie zu aktivieren.

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Kontaktieren Sie Ihren Agicap Support.

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