1. Zielsetzung des Dokuments
Dieses Dokument beschreibt die technische und funktionale Funktionsweise unseres Connectors. Es definiert den Anwendungsbereich (was abgedeckt ist und was nicht) und listet die für die Implementierung erforderlichen Voraussetzungen auf.
Wichtiger Hinweis: Unsere Teams stehen Ihnen zur Verfügung, falls Sie Klarstellungen oder weitere Informationen benötigen.
Wie verwendet man dieses Dokument? Wir empfehlen, dieses Dokument mit allen fachkundigen Personen (CIO, CFO, Hauptbuchhalter, IT-Manager) durchzugehen. Ziel ist es:
Zu überprüfen, ob die vorgeschlagenen Flows Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.
Zu bestätigen, dass Ihre technische Umgebung die Installationsvoraussetzungen erfüllt.
⚠️ Bereitstellungsmethodik: Unser Ansatz ist pragmatisch. Wenn nach der Analyse die Voraussetzungen als erfüllt erscheinen, bevorzugen wir die Installation des nativen Connectors. Sollte der Connector jedoch aus technischen Gründen oder aufgrund einer speziellen Konfiguration nicht aktiviert werden können, wechseln wir problemlos auf eine alternative Methode via SFTP, um die Kontinuität Ihres Projekts sicherzustellen.
2. Voraussetzungen und Bereitstellung
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine cloudbasierte ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Business Central-Daten mit Agicap zu synchronisieren und unterstützt den Import von Geschäftsdokumenten sowie bidirektionale Datenflüsse.
2.1 Zugangs- & Anmeldeinformationen Voraussetzungen
Bereitstellung: Business Central Online (Cloud) ausschließlich — On-Premise-Bereitstellungen werden durch diesen Connector nicht unterstützt.
Benutzerrolle: Der Benutzer muss Administratorrechte in der Business Central-Umgebung besitzen, um die Integration zu autorisieren.
Business Central-Erweiterung: Die für die Integration erforderliche Business Central-Erweiterung muss in Ihrer Umgebung installiert und aktuell sein (siehe die Chift-Hilfeseite unten).
Bei Fragen zu den Voraussetzungen und/oder zur Methode der Informationsbeschaffung hat Chift für jedes ERP eine eigene Hilfeseite erstellt.
2.2 Organisation der Bereitstellung
Die Aktivierung dieses Connectors ist unkompliziert: Die Verbindung wird von Agicap Support auf der Chift-Plattform mit den von Ihrem Business Central-Administrator bereitgestellten Zugangsdaten erstellt und konfiguriert.
2.3 Funktionale Voraussetzungen
Agicap API-Token: Chift verbindet sich mit Agicap über ein Agicap API-Token. Ein einziges Token reicht für all Ihre Entitäten. Es muss von einem Agicap-Administrator generiert werden: einem Organisationsadministrator für die Public API (Standard-Setup) oder einem Administrator der jeweiligen Entität für die Open API (ältere Verbindungen).
Steuerschlüssel (USt.-Schlüssel): Für die nach Business Central exportierten Buchungen muss der in Agicap hinterlegte Steuerschlüssel (TaxKey) einem in Ihrer Business Central-Umgebung existierenden USt.-Schlüssel entsprechen (siehe FAQ für ein Beispiel).
Zuordnungsschlüssel für den Bankjournal-Export: Damit beim Export des Bankjournals auch die zugehörigen Rechnungen in Business Central zugeordnet (abgeglichen) werden, müssen diese Rechnungen zuvor mit den richtigen Zuordnungsschlüsseln in Agicap importiert worden sein: der Rechnungsnummer und dem Fälligkeitsdatum der Rechnung (Format TT/MM/JJJJ). Bitte prüfen Sie dies vor der Einrichtung der Verbindung.
Bankjournal und erwartete Transaktionen: Wenn Sie Ihr Bankjournal über Chift exportieren, importieren Sie Ihre erwarteten (Prognose-)Transaktionen nicht ebenfalls über Chift.
Export Einkaufsjournal: Das Agicap Lieferantenrechnungsmanagement (SIM) oder das Spend-Modul muss auf der Entität aktiviert sein.
3. Allgemeine Informationen
3.1 Chift
Agicap arbeitet mit Chift zusammen, um die Integration mit einer Vielzahl von Cloud- und On-Premise-ERPs zu ermöglichen.
Was ist Chift? Chift entwickelt Connectoren zu verschiedenen Business-Softwares, die alle über eine einzige API zugänglich sind. Sie können Chift als „Connector für Business-Software“ betrachten. Agicap nutzt Chift als Integrator, um Verbindungen zu einer Vielzahl von ERPs herzustellen, die Chift bereits abdeckt, anstatt für jedes ERP einen eigenen Connector zu entwickeln.
Zweck & Funktionsweise: Die Integration ermöglicht es Agicap, (i) wichtige Geschäftsdokumente sicher aus dem Kunden-ERP in Agicap-Module (Treasury, Accounts Receivable) zu importieren und (ii) Buchungssätze zu exportieren (Einkaufsjournal, Bankjournal) von Agicap in das ERP des Kunden. Zahlungsdateien und Kontoauszüge werden von Chift nicht abgedeckt (siehe Tabelle Anwendungsfälle).
Projekteinrichtung: Jede Kundenintegration erfordert eine eigene Verbindung auf der Chift-Plattform. Die Erstellung und Erstkonfiguration der Verbindung erfolgt durch den Agicap Support.
Sicherheit: Chift fungiert als sichere Datentransportschicht zwischen Ihrem ERP und Agicap; der Datenaustausch erfolgt über die einheitliche API von Chift.
Siehe die vollständige Liste der Chift-Integrationen.
3.2 Synchronisationsfrequenz
Die Datensynchronisation zwischen Agicap und dem ERP über Chift erfolgt einmal täglich automatisch.
Manuelle Synchronisationsauslöser sind nicht verfügbar.
Für jede Integration wird eine eigene, eindeutig identifizierbare Verbindung erstellt.
4. Flows & Anwendungsfälle
Hier sind die über den Connector verfügbaren Funktionen aufgeführt. Einige Flows sind als „Beta“ gekennzeichnet, d.h. sie befinden sich in schrittweiser Einführung oder in der abschließenden Testphase.
Name | Status | Flow-Typ | Beschreibung | Einschränkungen |
PA-Eingang (nur Frankreich) | 🟡 Mit Einschränkungen verfügbar | Wenn neben dem Export des Einkaufsjournals weitere Flows wie der Import von Bestellungen oder Wareneingängen im P2P benötigt werden, ist SFTP erforderlich | ||
PA-Ausgang (nur Frankreich) | 🔴 Nicht verfügbar | |||
Automatische Zuordnung von Rechnungen im ERP über Bankjournal-Export | 🔵 In Beta | Agicap → ERP | Nutzen Sie das Agicap-Abstimmungs- und Bankjournal-Modul, um die Erstellung des Bankjournals und die automatische Zuordnung von AR/AP-Rechnungen zu automatisieren | Jun 2026: Die automatische Zuordnung funktioniert nur, wenn die Rechnungen zuvor aus dem ERP in Agicap importiert wurden (über Geschäftsdokumente). Rechnungen, die in Agicap erstellt wurden (nicht aus dem ERP importiert), werden nicht automatisch zugeordnet. |
Prognosen aus Agicap exportieren | 🔴 Nicht verfügbar | Agicap → ERP | ||
Konzerninterne Finanzierung aus Agicap exportieren | 🔴 Nicht verfügbar | Agicap → ERP | ||
Einkaufsjournal aus Agicap ins ERP exportieren | 🔵 In Beta | Agicap → ERP | Nutzen Sie Agicap SIM OCR, um Lieferantenrechnungen zu digitalisieren und sie mit dem zugehörigen PDF im Einkaufsjournal zu erstellen | Nur Informationen auf Kopfebene |
Bankjournal ohne Automatisierung der Zuordnung TRY ins ERP exportieren | 🔵 In Beta | Agicap → ERP | Nutzen Sie das Agicap-Abstimmungs- und Bankjournal-Modul, um die Erstellung des Bankjournals zu automatisieren | |
Kontoauszüge aus Agicap ins ERP exportieren | 🔴 Nicht verfügbar | Agicap → ERP | Automatisieren Sie die Synchronisation des Kontenplans und der Drittparteienkonten zwischen dem ERP und Agicap | |
Geschäftsdokumente in Agicap importieren | 🔵 In Beta | ERP → Agicap | Versorgen Sie TRY mit erwarteten Transaktionen, AR mit zu zahlenden und zu verfolgenden Rechnungen + das PDF | |
AP-Bestellungen aus Agicap exportieren | 🔴 Nicht verfügbar | Agicap → ERP | Use Case für PDP muss noch präzisiert werden (für französische ERPs) | |
Kundenstamm & Kontakte in Agicap importieren | 🔴 Nicht verfügbar | ERP → Agicap | Versorgen Sie das Agicap-AR-Modul mit Kundendaten aus dem ERP, um manuelle Aktualisierungen in Agicap zu vermeiden | |
AP-Rechnungen aus Agicap exportieren | 🔴 Nicht verfügbar | Agicap → ERP | Use Case für PDP muss noch präzisiert werden (für französische ERPs) | |
Begünstigte in Agicap importieren | 🔴 Nicht verfügbar | ERP → Agicap | Versorgen Sie die Begünstigtenliste im Agicap-Zahlungsmodul, um manuelle Anlage/Aktualisierung zu vermeiden. + Sicherheitsaspekt: Fehler oder betrügerische Änderungen in Agicap vermeiden | |
Mahnungen aus Agicap AR exportieren | 🔴 Nicht verfügbar | Agicap → ERP | ||
Finanzanlagen aus Agicap exportieren | 🔴 Nicht verfügbar | Agicap → ERP | ||
Spend-Bankjournal aus Agicap exportieren | 🔵 In Beta | Agicap → ERP | Automatisieren Sie die Erstellung von Bankjournalbuchungen im ERP für Transaktionen, die mit dem Spend-Modul in Agicap durchgeführt wurden | |
Finanzierungen aus Agicap exportieren | 🔴 Nicht verfügbar | Agicap → ERP | ||
Kontenplan / Drittparteiennummern in Agicap importieren | 🔵 In Beta | ERP → Agicap | ||
Zahlungsdateien in Agicap importieren | 🔴 Nicht verfügbar | ERP → Agicap | Nutzen Sie die Agicap-Bankenanbindung, um den Zahlungsprozess zu automatisieren und eine höhere Sicherheit zu gewährleisten |
Hinweis: Für BETA-Funktionen kann je nach Komplexität Ihrer Umgebung ein zusätzlicher Bereitstellungszeitraum erforderlich sein.
4.1 Import von Geschäftsdokumenten: Historie
Erstimport: Rechnungen mit einem Rechnungsdatum innerhalb der letzten 6 Monate. Wenn das ERP Chift erlaubt, nur aktualisierte Datensätze abzurufen, werden auch alle älteren, noch unbezahlten Rechnungen importiert.
Tägliche Updates: In diesem Fall werden täglich alle seit der letzten Synchronisation erstellten oder aktualisierten Rechnungen abgerufen. Andernfalls liest Agicap täglich ein rollierendes Fenster von Rechnungen, das bis zu 6 Monate vor dem Aktivierungsdatum zurückreicht, begrenzt auf 12 Monate.
4.2 Optionen für den Vorbuchhaltungsexport (Einkaufsjournal / Bankjournal)
Wenn der Export-Flow konfiguriert ist, werden mit Ihnen folgende Optionen festgelegt:
Journal: das Einkaufs- oder Bankjournal der Entität in Business Central.
Interimskonten: Wenn ein in Agicap verwendetes Konto in Ihrem Business Central-Kontenplan nicht vorhanden ist, wird der exportierte Buchungssatz in diesen Interimskonten erfasst.
Synchronisationszeitpunkt: angegeben in UTC (z.B. 06:00 UTC = 07:00 Uhr in Frankreich im Winter).
Startdatum: Es werden keine Buchungen exportiert, die vor diesem Datum datiert sind.
Entwurfsoption: Exportiert Buchungen als Entwürfe ins ERP zur abschließenden Prüfung. Nicht empfohlen: Wir raten, die Buchungen stattdessen in Agicap zu prüfen.
Rechnungen ohne Anhang: Wählen Sie, ob diese in die exportierten Buchungen aufgenommen werden sollen.
Buchungstext: Titel des Einkaufs, Name des Lieferanten oder beides (empfohlen).
Belege: Belege und Rechnungen aus SIM oder Spend können den exportierten Buchungen beigefügt werden. Accounts Receivable-Dokumente können nicht über Chift exportiert werden.
Exportfehler, sofern vorhanden, sind direkt in Ihrem Agicap-Konto sichtbar.
5. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wird Business Central On-Premise unterstützt?
Nein. Über diesen Connector wird nur Business Central Online (Cloud) unterstützt.
Was muss in Business Central vor der Verbindung vorhanden sein?
Ein Benutzer mit Administratorrechten sowie die erforderliche Business Central-Erweiterung, die in Ihrer Umgebung installiert und auf dem neuesten Stand ist.
Welcher Steuerschlüssel (TaxKey) muss in Agicap eingetragen werden?
Der Steuerschlüssel muss einen Umsatzsteuercode Ihrer Business Central-Umgebung identifizieren. Sie können entweder die ID des Umsatzsteuercodes oder dessen Code ohne Sonderzeichen verwenden (Groß-/Kleinschreibung wird nicht beachtet). Zum Beispiel für diesen Umsatzsteuercode in Business Central:
{ "id": "1a2b3c4d-0000-0000-0000-000000000000", "code": "DRITTLAND / EUST", "label": "EK: Drittland Einfuhrumsatzsteuer", "rate": 100}
Der Steuerschlüssel in Agicap kann 1a2b3c4d-0000-0000-0000-000000000000 oder DRITTLANDEUST (oder drittlandeust) lauten.
Meine Rechnungen werden nach dem Export des Bankjournals in Business Central nicht zugeordnet. Warum?
Die Rechnungen müssen mit den erwarteten Zuordnungsschlüsseln (Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum der Rechnung) in Agicap importiert worden sein. Prüfen Sie, ob diese Schlüssel bei den importierten Rechnungen vorhanden sind.
Wie weit zurück werden Rechnungen importiert?
Bis zu 6 Monate rückwirkend, basierend auf dem Rechnungsdatum beim ersten Import (plus ältere unbezahlte Rechnungen, wenn das ERP dies unterstützt), danach tägliche Aktualisierungen innerhalb eines 6- bis 12-monatigen Zeitraums.
Kann ich mein Bankjournal exportieren und gleichzeitig meine erwarteten Transaktionen über Chift importieren?
Nein. Wenn das Bankjournal über Chift exportiert wird, dürfen erwartete Transaktionen nicht über Chift importiert werden.
Kann ich eine Synchronisierung manuell auslösen?
Nein. Die Synchronisierung läuft automatisch einmal pro Tag zur während der Konfiguration festgelegten Zeit (in UTC).
Wer muss das Agicap API-Token generieren?
Ein Agicap-Administrator: ein Organisationsadministrator für die Offentliche API oder ein Administrator der verbundenen Entität für die Open API. Ein Token reicht für alle Entitäten aus.
Der Export des Einkaufsjournals ist nicht verfügbar. Warum?
Das Agicap Lieferantenrechnungsmanagement (SIM) oder das Spend-Modul muss für die Entität aktiviert sein.
Wo kann ich Export- oder Importfehler sehen?
Fehler werden direkt in Ihrem Agicap-Konto angezeigt.
6. Technische Anhänge
Von der Bankjournal-Exportfunktion genutzte Chift-Funktionen
Synchronisierung des Kontenplans und der Drittparteien:
GET /chart-of-accounts,GET /clients,GET /suppliersErstellung von Bankjournalbuchungen:
POST /journal-entriesAutomatische Zuordnung (Abgleich):
POST /matching
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Kontaktieren Sie Ihren Agicap-Support.